Partyplanung - Tipps und Ideen zur Organisation von Partys und Veranstaltungen

Partyplanung - Tipps und Ideen zur Organisation von Partys und Veranstaltungen

Es gibt es viele Gründe zum Feiern. Zu den wichtigsten Anlässen zählen Geburtstage, Studienabschlüsse oder Hochzeiten. Damit die Party gelingt, muss das Ereignis richtig organisiert werden. Bei der Partyplanung gibt es einige Dinge zu beachten.

party anstoßen mit wein
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Die wichtigsten Aufgaben bei der Eventplanung


Eine wichtige Aufgabe bei der Partyorganisation besteht darin, ein geeignetes Partymotto zu finden. Damit wird die Stilrichtung vorgegeben, sodass die Gäste ihr Outfit auf das Partythema abstimmen können. Originelle Mottoparty-Ideen sind beispielsweise Film- und Kino-Szenarien, Ideen rund um das Thema Italien, Pasta und Pizza sowie sportliche Partymottos wie Fußball oder Motorsport. Im nächsten Punkt geht es darum, eine passende Location für die Party zu finden. Abhängig von den eigenen Möglichkeiten kann die Fete zu Hause im Partykeller, auf der Terrasse oder im Garten stattfinden. Falls dies nicht möglich ist, muss ein geeigneter Partyraum gesucht werden. Auf den Einladungen, die möglichst frühzeitig an die Gäste versendet werden müssen, sollten Uhrzeit, Treffpunkt sowie das Motto der Feier angegeben werden. Darüber hinaus sollten die Partygäste über den Dresscode informiert werden und Näheres zum Unterhaltungsprogramm (Musikrichtung, DJ) erfahren. Checklisten können bei der Partyorganisation helfen. Damit aus einer Party ein Event wird, müssen weitere Kriterien erfüllt werden. Als Event gilt eine Veranstaltung erst dann, wenn diese etwas Besonderes zu bieten hat und dadurch Aufmerksamkeit auf sich zieht. Bei einem Event kann es sich um eine private Feier wie eine Rockfete oder Abi-Party oder eine Firmenveranstaltung handeln. Ein außergewöhnliches Event erfordert eine ausführliche Organisation in Verbindung mit einer geplanten Inszenie­rung. Ein Event wird durch bestimmte Merkmale wie Einmaligkeit, Positivität und Originalität geprägt und soll den Teilnehmern neben einem besonderen Erlebnis auch einen Zusatznutzen bieten. Interessante Events in der näheren Umgebung findet man in der Regel im Internet. Auf Eventportalen besteht die Möglichkeit, eigene Veranstaltungen einzutragen, sodass Besucher die Möglichkeit haben, diese Ereignisse zu finden. Grundsätzlich wird bei einem Event zwischen verschiedenen Veranstaltungsformen unterschieden. Dabei zählen auch Veranstaltungen wie öffentliche Großereignisse (Rockkonzert, Open-Air-Feste) zu dieser Veranstaltungsart.

Besonderes Ereignis mit einzigartigem Charakter


Das Besondere an dieser Veranstaltungsform ist die Tatsache, dass dabei immer die Emotionen der Teilnehmer angesprochen werden. Für positive Gefühle sorgt bereits die freundliche Begrüßung zu Beginn der Veranstaltung. Bei einem beruflichen Event sollte auf eine professionelle Moderation sowie überzeugende Referent*inn*en geachtet werden. Zu den organisatorischen Pluspunkten gehören eine übersichtliche Ausschilderung der Örtlichkeiten, sodass sich die Gäste einfach zurechtfinden sowie ein gut strukturiertes Programm. Für den Erfolg einer Veranstaltung ist die Wahl der richtigen Event-Art ausschlaggebend. Abhängig von Anlass und Ziel können diverse Veranstaltungsformen in Betracht gezogen werden. Deshalb bietet es sich in der Planungsphase an, zunächst die Ziele für das Event zu bestimmen. In der professionellen Eventplanung steht die Zieldefinierung an erster Stelle, während es im privaten Bereich vor allem um gemeinsames Feiern geht. Mit der Veranstaltung eines Events sind in der Regel einige Vorstellungen und Erwartungen verbunden. Zu den möglichen Zielen im Unternehmensbereich gehören eine neue gegründete Firma der Öffentlichkeit vorzustellen, das Start-up innerhalb der Branche zu präsentieren oder den Bekanntheitsgrad eines Unternehmens zu erhöhen. Darüber hinaus wird ein Event veranstaltet, um neue Produkte auf dem Markt einzuführen. Nachdem die Event-Ziele feststehen, sollte entschieden werden, welche Zielgruppe angesprochen wird, sodass die Rahmenbedingungen abgesteckt werden können. Dabei wird zunächst die Entscheidung getroffen, ob es sich um ein Event im kleinen Kreis oder ein Großereignis mit tausenden Besuchern handeln soll. Ein Event ist ein besonderes Ereignis mit einem einzigartigen Charakter. Bei dieser Form der Veranstaltung wird nicht von Besuchern, sondern von aktiven Teilnehmern gesprochen, da die bei einem Event anwesenden Gäste selbst in die Gestaltung eingebunden werden und somit ein Teil des Ereignisses werden sollen. Das Ziel einer solchen Veranstaltung besteht darin, einen positiven Erinnerungswert zu schaffen. Außerdem soll den Teilnehmern ein Mehrwert vermittelt werden. Deshalb weicht der Rahmen eines Events grundsätzlich von der herkömmlichen Routine ab. Bei der Eventorganisation kommt es auf Koordinationsgeschick, Flexibilität und Organisationstalent an. Damit sich die Gäste positiv an dieses Ereignis erinnern, sollte das Event einige Alleinstellungsmerkmale aufweisen. Zu den originellen Event-Ideen gehören ein ausgefallener Veranstaltungsort, eine besondere Form der Verpflegung (originelle Rezepte, exotische Spezialitäten) sowie der Auftritt von Rednern, die als ausgewiesene Spezialisten in ihrem Fachgebiet gelten und eine Veranstaltung zusätzlich aufwerten. Bei jedem Event gibt es kalkulierbare und unvorhersehbare Faktoren. Mit einer frühzeitigen, sorgfältigen Planung können Risiken weitgehend vermieden werden.

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